คู่มือการใช้งานระบบ PURCHASE REQUISITION (PR)

ระบบสร้างขึ้นเพื่อลดการใช้งานของกระดาษและ ใช้สำหรับการขอซื้อ (PR), การซื้อของผ่าน Credit Card และ การขอเปิดซื้ออุปกรณ์ทีเป็นทรัพย์สิน Fixed Asset

การใช้งาน eForm Purchase Requisition เบื้องต้น

ระบบจะแบ่งเมนูหลักออกเป็น 3 ส่วน

New Request: ใช้สำหรับขอซื้อสินค้า

1.เมื่อพนักงานเลือก New Request เพื่อทำการสร้างคำร้องขอ กรอกข้อมูลดังนี้

 Lot No. : กรณีสินค้างาน Project ผู้ร้องขอจะต้องระบุหมายเลข Lot No. ตาม Project ที่ต้องการซื้อสินค้า

• กรณีซื้อสินค้าไม่ใช่ Project ผู้ร้องขอไม่ต้องระบุข้อมูล

ข้อมูลผู้ร้องขอ: รหัสพนักงาน,สาขา,ตำแหน่ง,หน่วยงานผู้ร้องขอ

ผู้รับทราบ : ผู้ร้องขอจะต้องระบุชื่อผู้รับทราบ (Manager/Senior MG)

ผู้อนุมัติ : ผู้ร้องขอจะต้องระบุชื่อผู้อนุมัติตามลับดับ (GM/DMD, MD)

เลือกประเภทสินค้า: เช่น ชื่อใหม่,ซื้อเพิ่ม,เพื่อทดแทน หรืออื่นๆ วันที่ต้องการ :ระบุวันที่ต้องการรับสินค้าให้ชัดเจน

• ระบุจำนวนที่ต้องการ ใส่หน่วยสินค้าและระบุหมายเหตุ (ถ้ามี) จากนั้นกดปุ่มเครื่องหมายบวกเพื่อยืนยันข้อมูล

• และเมื่อเลือกสินค้าจนครบแล้วให้กดเลือกที่ปุ่ม Save เพื่อเป็นการบันทึกข้อมูล

• ผู้ทำรายการต้องกดที่ปุ่ม Submit หน้า OVERALL ทุกครั้งที่ทำรายการร้องขอเพื่อขออนุมัติตามลำดับ

และกด Pop up เครื่องหมายถูก (Send Success)

OVERALL: หน้าภาพรวมของระบบที่ร้องขอทำรายการ

คำอธิบายสัญลักษณ์ที่ผู้ร้องขอจะต้องรู้ ในหน้า OVERALL

ADD NEW ITEMS : เป็นการตรวจสอบข้อมูลเฉพาะแผนก GA&Procurement เท่านั้น

การยกเลิกคำขอ (Cancel PR, Cancel Asset, Cancel PR+ Asset)

• ไปที่สัญญาลักษณ์แว่นขยายและ Status: Waiting for Acknowledgement
• ไปที่สัญญาลักษณ์จุดเก้าจุดเลือกรายการที่ต้องการยกเลิก ( Cancel PR, Cancel Asset, Cancel PR+ Asset)

• กดปุ่มเครื่องหมายถูกที่ Pop up (Cancel PR) และระบบจะกลับมาหน้า “OVERALL” Status เปลี่ยนเป็น Canceled

ลำดับการส่ง Email อนุมัติแบ่งออกเป็นดังนี้

1.User (ผู้ร้องขอ) Email : ยืนยันการส่ง Confirm

2.Acknowledged : MG/ Senior MG (ผู้รับทราบ)  

Email : Detail ของ Project PR และ Link to Report เพื่อ Approve/Reject ในระบบ E-Form

3.Approval : GM/DMD (ผู้อนุมัติ) Email : Detail ของ Project PR และ Link to Report เพื่อ Approve/Reject ในระบบ E-Form

4.Purchaser (จัดซื้อ) Email : Detail ของ Project PR และ Link to Report เพื่อ Approve/Reject ในระบบ E-Form

5.User (ผู้ร้องขอ) Email : แจ้งคำร้องส่งเสร็จสมบูรณ์ (Status = Submitted)

6.User (ผู้ร้องขอ) Email : แจ้งคำร้องถูกยกเลิก (Status = Canceled)  

[ส่ง Email แจ้งไปทางผู้รับทราบ หรือ ผุ้อนุมัติ ที่ได้ทำกำรอนุมัติไปแล้ว]

7.Purchaser (จัดซื้อ) Email : Cancellation Request จำกผู้ร้องขอ

8.User (ผู้ร้องขอ) Email : Cancellation Submitted / Cancellation Rejected จากจัดซื้อ